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Datenexport und Vertragsende

für den Datenverarbeitungsdienst InformaDent®

Stand: 16.09.2026 Version: 2026-09-16.1

Datenverarbeitungsinfrastruktur und Gerichtsbarkeit

Die produktive Hosting- und Datenverarbeitungsinfrastruktur des Patientenmanagement-Systems InformaDent® wird von der centron GmbH, Heganger 29, 96103 Hallstadt, in Deutschland bereitgestellt. Für diese Infrastruktur gelten die deutsche Gerichtsbarkeit und das anwendbare Unionsrecht. Nach dem derzeitigen Produktbetriebsmodell findet keine Übermittlung der Auftragsdaten in Drittländer statt.

Davon zu unterscheiden sind die Homepage und ihre Angebots- und Bestellstrecke. Diese werden über Vercel bereitgestellt; die Angebots- und Bestelldatenbank wird bei Neon in Frankfurt am Main betrieben. Die hierfür geltenden Empfänger- und Übermittlungshinweise stehen in den Datenschutzhinweisen zur Website beziehungsweise zur Bestellung.

Schutz nicht-personenbezogener Daten vor unzulässigem staatlichem Zugriff

Der Schutz im Produktbetrieb beruht auf zugriffsbeschränkten Betriebsumgebungen, personenbezogenen Benutzerkonten, rollenbezogenen Berechtigungen, geregelten administrativen Zugriffen und TLS-verschlüsselten regulären Webzugriffen. Berechtigte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Hosting und Auftragsverarbeitung sind vertraglich geregelt; Export- und Übermittlungswege unterliegen einer Berechtigungsprüfung.

Für behördliche und gerichtliche Zugriffs- oder Herausgabeverlangen aus Drittländern gelten die Voraussetzungen des Artikels 32 der Verordnung (EU) 2023/2854. Ein solches Verlangen begründet allein keine Berechtigung zur Herausgabe. Ein Zugang oder eine Übermittlung, der beziehungsweise die dem Unionsrecht oder dem anwendbaren deutschen Recht widerspricht, ist nicht zulässig. Gesetzlich erlaubte Zugriffe bleiben unberührt; ein absoluter Ausschluss staatlicher Zugriffe wird nicht zugesagt.

1. Export, Übertragung und Löschung

Kunden können die Übertragung exportierbarer Daten und digitaler Vermögenswerte in eine eigene IT-Infrastruktur, einen gesetzlich geregelten Wechselprozess oder die Löschung in Textform unter info@informadent.de anfordern. HeideSoft prüft die Berechtigung der anfragenden Person, stimmt den gewünschten Umfang und einen sicheren Bereitstellungsweg ab und informiert über bekannte technische Beschränkungen.

Die vertraglichen Fristen, Unterstützungsleistungen, Abruf- und Löschregeln ergeben sich aus § 13 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

2. Übertragbare Datenkategorien

Abhängig vom gebuchten und tatsächlich genutzten Funktionsumfang können insbesondere folgende vom Kunden eingegebene oder durch seine Nutzung erzeugte Daten und digitale Vermögenswerte übertragen werden:

  • Praxis-, Standort-, Benutzer- und Konfigurationsdaten,
  • Patientenstamm-, Profil- und strukturierte Vorgangsdaten,
  • Termin-, Aufnahme-, Onboarding-, Anamnese-, Einwilligungs-, Aufklärungs-, Beratungs- und Kommunikationsdaten,
  • Dokumente, Vorlagen und sonstige vom Kunden hochgeladene oder für ihn erzeugte Dateien,
  • Rechnungsdokumente und zugehörige fachliche Metadaten,
  • Signatur-, Siegel- und dokumentbezogene Nachweisdaten, soweit sie dem Kunden zugeordnet und rechtlich übertragbar sind,
  • Identifikatoren, Beziehungen und Metadaten, die für die fachliche Zuordnung der exportierten Inhalte erforderlich sind.

Der konkrete Export enthält nur Daten und Funktionen, die für den jeweiligen Kunden vorhanden und von seinem Vertrags- und Nutzungsumfang umfasst sind.

3. Formate und Bereitstellung

Strukturierte Daten werden je nach Datenbestand als CSV oder JSON in UTF-8 bereitgestellt. Dokumente und sonstige Dateien werden grundsätzlich in ihrem gespeicherten Originalformat ausgegeben, insbesondere als PDF, PNG oder JPEG. Ein maschinenlesbares Verzeichnis kann die Dateien, Identifikatoren, Kategorien und Beziehungen zusammenfassen. Die Bereitstellung kann in einem geschützten Archiv oder über einen abgestimmten sicheren Übertragungsweg erfolgen.

HeideSoft stellt die verfügbaren Daten in gängigen, maschinenlesbaren Formaten bereit. Eine vollständige Funktionsgleichheit mit einem anderen System oder die unmittelbare Importierbarkeit in ein bestimmtes Zielsystem wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist oder sich zwingend aus dem anwendbaren Recht ergibt.

4. Bekannte technische Beschränkungen

  • Datenmodelle und Funktionsumfänge anderer Anbieter können von InformaDent abweichen.
  • Bei großen Datenbeständen oder komplexen Dokumentbeziehungen kann eine gestufte Bereitstellung erforderlich sein.
  • Inhalte aus Drittsystemen können nur übertragen werden, soweit HeideSoft technisch und rechtlich darüber verfügen darf.
  • Geschützte Signatur- oder Sicherheitsdaten können einer gesonderten Berechtigungsprüfung und einem besonders gesicherten Übertragungsweg unterliegen.
  • Eine Übernahme in ein Zielsystem kann dort zusätzliche Zuordnungs-, Konvertierungs- oder Migrationsarbeiten erfordern.

5. Vom Export ausgenommene Kategorien

Vom Export ausgenommen sind abschließend folgende Kategorien, soweit ihre Herausgabe Rechte Dritter, Geschäftsgeheimnisse oder die Sicherheit des Dienstes beeinträchtigen würde:

  • Quell- und Objektcode, interne Systemkonfigurationen sowie Bereitstellungs- und Betriebswerkzeuge von HeideSoft,
  • interne Algorithmen, Regeln, Modelle, Kennzahlen und aggregierte Auswertungen, die nicht unmittelbar dem Kunden oder seiner Nutzung zugeordnet sind,
  • Zugangsdaten, Schlüssel, Tokens, Zertifikatsgeheimnisse, Schwachstelleninformationen und sonstige interne Sicherheitsinformationen,
  • interne Überwachungs-, Diagnose-, Entwicklungs- und Sicherheitsprotokolle, soweit sie nicht als exportierbare kundenbezogene Metadaten einzuordnen sind,
  • von HeideSoft oder Dritten bereitgestellte allgemeine Inhalte, Vorlagen und Materialien, an denen der Kunde keine eigenen Nutzungs- oder Herausgaberechte besitzt,
  • Daten Dritter, deren Übertragung HeideSoft rechtlich oder vertraglich nicht gestattet ist.

Diese Ausnahmen dürfen einen gesetzlich vorgesehenen Datenexport oder Wechselprozess weder verhindern noch unangemessen verzögern.

6. Infrastruktur und internationaler Behördenzugriff

Die für den InformaDent-Produktbetrieb eingesetzte zentrale Infrastruktur befindet sich nach dem aktuellen Betriebsstand in Deutschland und unterliegt der deutschen sowie der unionsrechtlichen Rechtsordnung.

HeideSoft setzt vertragliche, technische und organisatorische Maßnahmen ein, um einen mit Unionsrecht oder deutschem Recht unvereinbaren Zugriff von Behörden aus Drittstaaten auf in der Europäischen Union gespeicherte nicht personenbezogene Daten zu verhindern. Dazu gehören insbesondere eine zweckgebundene Auswahl und vertragliche Einbindung von Dienstleistern, rollenbasierte Zugriffe, Zugriffsschutz, Protokollierung und eine rechtliche Prüfung behördlicher Herausgabeverlangen. Personenbezogene Daten unterliegen zusätzlich den Regelungen der DSGVO und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

7. Aktualisierung

Dieses Register wird aktualisiert, wenn sich Datenstrukturen, Exportformate, technische Beschränkungen oder der maßgebliche Betriebsstand wesentlich ändern.