Datenexport und Vertragsende
für den Datenverarbeitungsdienst InformaDent®
Stand: 03.10.2026 Version: 2026-10-03.2
1. Anfrage und Berechtigung
Kunden können die Übertragung ihrer exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in eine eigene IT-Infrastruktur, einen gesetzlich geregelten Wechselprozess oder die Löschung in Textform unter info@informadent.de anfordern. HeideSoft prüft vor einer Herausgabe die Berechtigung der anfragenden Person. Der sichere Bereitstellungsweg und erforderliche Angaben zum berechtigten Empfänger werden mit dem Kunden abgestimmt. Der gesetzlich geschuldete Umfang und die gesetzlichen Fristen bleiben davon unberührt.
Die vertraglichen Fristen, Unterstützungsleistungen, Abruf- und Löschregeln ergeben sich aus § 13 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung. HeideSoft erhebt für den gesetzlich geregelten Anbieterwechsel keine Wechselentgelte. Über die gesetzlich geschuldete Unterstützung hinausgehende Leistungen werden nur nach vorheriger ausdrücklicher Vereinbarung ihres Umfangs und ihrer Vergütung in Textform gesondert vergütet.
2. Umfang der Exportpflicht
Die vertragliche Exportpflicht umfasst die bei HeideSoft im Rahmen der Nutzung von InformaDent gespeicherten, dem Kunden zugeordneten Daten und digitalen Vermögenswerte der folgenden Kategorien, soweit sie im tatsächlich genutzten Funktionsumfang vorhanden sind:
- Praxis- und Anschriftdaten, zugeordnete Benutzerdaten und praxisbezogene Einstellungen,
- Patientenstamm- und Profildaten sowie strukturierte patientenbezogene Vorgangsdaten,
- in InformaDent gespeicherte Termin- und Buchungsdaten,
- Aufnahme-, Onboarding-, Anamnese-, Einwilligungs-, Aufklärungs-, Beratungs- und Kommunikationsdaten,
- kundenzugeordnete Dokumente und Vorlagen sowie hochgeladene oder für den Kunden erzeugte Dateien,
- in InformaDent gespeicherte Rechnungsdokumente und zugehörige fachliche Metadaten,
- dokumentbezogene Signatur-, Siegel- und Nachweisdaten,
- Identifikatoren, Beziehungen, Status- und Zeitangaben sowie weitere Metadaten, die für die Zuordnung und das Verständnis der exportierten Inhalte erforderlich sind.
Die Aufzählung begrenzt keine weitergehenden zwingenden gesetzlichen Herausgabeansprüche. Daten, die ausschließlich in einem anderen System gespeichert sind und HeideSoft nicht zur Verfügung stehen, werden durch eine Schnittstellenanbindung nicht automatisch zum Datenbestand von InformaDent.
3. Format und Bereitstellung
HeideSoft stellt die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit. Der sichere Bereitstellungsweg wird mit dem Kunden abgestimmt; der gesetzlich geschuldete Exportumfang und die gesetzlichen Fristen bleiben davon unberührt.
Eine vollständige Funktionsgleichheit mit einem anderen System oder die unmittelbare Importierbarkeit in ein bestimmtes Zielsystem wird nur geschuldet, soweit dies ausdrücklich vereinbart ist oder zwingendes Recht dies verlangt. Unterschiedliche Datenmodelle können im Zielsystem Zuordnungs- oder Konvertierungsarbeiten erfordern. Dies schränkt die gesetzlichen Pflichten von HeideSoft zur Unterstützung und Bereitstellung nicht ein.
4. Schutz von Rechten Dritter und nicht exportierbare Inhalte
Nicht zur Herausgabe geschuldet sind geschützte Softwarebestandteile von HeideSoft oder Dritten, insbesondere deren Quell- und Objektcode sowie interne Betriebswerkzeuge, soweit diese nicht zu den gesetzlich exportierbaren Daten oder digitalen Vermögenswerten des Kunden gehören. Dasselbe gilt für ausschließlich anbieterinterne Sicherheitsgeheimnisse sowie Daten anderer Kunden und sonstiger Dritter, für deren Herausgabe keine Rechtsgrundlage besteht.
Kundeneigene Inhalte, kundenzugeordnete Einstellungen und Vorlagen sowie gesetzlich exportierbare Metadaten werden nicht allein wegen ihrer technischen Speicherung in einem internen System ausgeschlossen. Gesetzlich zulässige Ausnahmen dürfen einen gesetzlich geregelten Wechsel weder behindern noch verzögern. Personenbezogene Daten werden nur an hierzu berechtigte Empfänger herausgegeben.
5. Vertragsende, Abruf und Löschung
Bei einem gesetzlich geregelten Wechsel gilt der Vertrag mit dessen erfolgreichem Abschluss als beendet. Wählt der Kunde stattdessen die gesetzlich vorgesehene Löschung seiner gesamten exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte bei Beendigung des Dienstes, gilt der Vertrag mit Ablauf der maximalen Ankündigungsfrist nach § 13 Absatz 2 der AGB als beendet. HeideSoft informiert den Kunden über den Beendigungszeitpunkt. Die Löschung einzelner Daten oder die Ausübung datenschutzrechtlicher Löschungsrechte beendet den Dienst nicht bereits für sich genommen; zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.
Nach Abschluss der gesetzlichen Übergangsphase stehen die bereitgestellten Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf zur Verfügung. Hierfür bleibt auch nach Deaktivierung der regulären Nutzung ein gesicherter Abrufweg verfügbar. Nach Ablauf der maßgeblichen Abruffrist erfolgt die Löschung nach § 13 Absatz 5 der AGB. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Vorgaben der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben zu beachten.
6. Infrastruktur und Gerichtsbarkeit
Die produktive Hosting- und Datenverarbeitungsinfrastruktur des Patientenmanagement-Systems InformaDent® wird von der centron GmbH, Heganger 29, 96103 Hallstadt, in Deutschland bereitgestellt. Für diese Infrastruktur gelten die deutsche Gerichtsbarkeit und das anwendbare Unionsrecht. Nach dem derzeitigen Produktbetriebsmodell findet keine Übermittlung der Auftragsdaten in Drittländer statt.
Davon zu unterscheiden sind die Homepage und ihre Angebots- und Bestellstrecke. Diese werden über Vercel bereitgestellt; die hierfür eingesetzte Neon-Datenbank wird in der gewählten Region Frankfurt am Main betrieben. Die Empfänger- und Übermittlungshinweise für diese Dienste stehen in den Datenschutzhinweisen zur Website beziehungsweise zur Bestellung. Aus dem gewählten Datenbankstandort folgt kein allgemeiner Ausschluss sämtlicher Drittlandverarbeitungen dieser Dienste.
7. Schutz vor unzulässigem internationalem Behördenzugriff
Der Schutz im Produktbetrieb beruht auf zugriffsbeschränkten Betriebsumgebungen, personenbezogenen Benutzerkonten, rollenbezogenen Berechtigungen, geregelten administrativen Zugriffen und TLS-verschlüsselten regulären Webzugriffen. Berechtigte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Hosting und Auftragsverarbeitung sind vertraglich geregelt. Vor einer Datenherausgabe werden Berechtigung, Empfänger und sicherer Übermittlungsweg geprüft.
Für behördliche und gerichtliche Zugriffs- oder Herausgabeverlangen aus Drittländern, die in der Europäischen Union gespeicherte nicht-personenbezogene Daten betreffen, gelten die Voraussetzungen des Artikels 32 der Verordnung (EU) 2023/2854. Ein solches Verlangen begründet allein keine Berechtigung zur Herausgabe. HeideSoft prüft die rechtlichen Voraussetzungen und trifft die gesetzlich erforderlichen vertraglichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. Ein Zugang oder eine Übermittlung, der beziehungsweise die dem Unionsrecht oder dem anwendbaren deutschen Recht widerspricht, ist nicht zulässig. Gesetzlich erlaubte Zugriffe bleiben unberührt; ein absoluter Ausschluss staatlicher Zugriffe wird nicht zugesagt. Für personenbezogene Daten gelten insbesondere die DSGVO und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
8. Aktualisierung
Diese Informationen werden aktualisiert, wenn sich der maßgebliche Betriebsstand oder die Angaben zum Datenexport ändern. Gesetzliche Rechte und bereits vereinbarte vertragliche Pflichten werden durch die Aktualisierung dieser Informationen nicht eingeschränkt.